In vielen Branchen spielt Rechtssicherheit in der Korrespondenz eine wichtige Rolle. So zum Beispiel in der Kundenkommunikation und im Kundenservice, aber auch beim Erstellen von Berichten oder Angeboten. Sie zu gewährleisten, ist oft mit hohem Aufwand verbunden. Vor allem dann, wenn es um ein hohes Volumen an Dokumenten oder Kundeninteraktionen geht. Unser CRM-Tool Bettertext hilft Ihnen, schneller rechtssichere E-Mails und Dokumente zu erstellen. Wie das in der Praxis funktioniert, zeigen wir Ihnen unten in unseren 🡇Video-Tutorials.
Wenn Kundendienstmitarbeitende die Antwort auf ein Kundenanliegen manuell formulieren, kostet das viel Zeit. Doch das ist nicht das einzige Problem: In vielen Situationen besteht auch die Gefahr, dass rechtliche Anforderungen oder unternehmensinterne Richtlinien unwissentlich missachtet werden. Das kann zum Beispiel im Logistikbereich zu Regressforderungen führen, die nicht nur hohen Verwaltungsaufwand mit sich bringen, sondern auch zu Kosten, die sich schnell akkumulieren. Auch im Labor- oder Pharmabereich gelten strenge formelle und rechtliche Standards für Dokumente und rechtssichere Texte. Deren konsequente Einhaltung ist im Normalfall mit hohem manuellem Aufwand und Fachwissen verbunden.
Ein einfaches Mittel, um beim Erstellen rechtssicherer Dokumente Zeit zu sparen und Unannehmlichkeiten zu vermeiden, ist der Einsatz vordefinierter, rechtssicherer Textbausteine, die sich automatisiert zum Beispiel in der Kundenkommunikation oder beim Erstellen von Laborberichten nutzen lassen. Was zunächst abstrakt klingt, ist mit Bettertext ganz einfach praktisch umsetzbar: Für jegliche Art von Texten, die in Unternehmen erstellt werden, lassen sich in Absprache mit Rechts- und Fachabteilungen sowie anderen relevanten Instanzen rechtssichere Formulierungen definieren, die dann in den entsprechenden Bereichen verbindlich und automatisiert zum Einsatz kommen.
Rechtskonformität sicherstellen mit benutzerfreundlichem Text-Tool
Die Anzahl an Kundeninteraktionen erhöht sich sowohl im B2C- als auch B2B-Bereich laufend. Organisationen stehen dabei vor der Herausforderung, trotz des hohen Volumens eine konsistente und vor allem rechtssichere Kommunikationsqualität sicherzustellen. Klar ist, dass dabei kein Weg am Einsatz technologischer Hilfsmittel vorbeiführt. Bettertext ist ein einfach zu benutzendes Tool, das gezielt mit Fokus auf schnelle und rechtssichere Kundenkommunikation in CRM-Systemen entwickelt wurde. Das Ziel: Effektive, lösungsorientierte und rechtssichere Kundenkommunikation für alle Beteiligten.
Bettertext hilft Unternehmen dabei, massenhafte Standardantworten und schwammige Formulierungen durch schnelle, rechtssichere und punktgenaue Kommunikation zu ersetzen. Ein aktuelles Kundenprojekt von COViS zeigt, dass bei einem Volumen von 10.000 Sendouts (zum Beispiel Briefe und E-Mails) pro Tag eine massive Zeitersparnis von über 40 Prozent pro Vorgang möglich ist, während sich die Qualität der Kommunikation und damit auch die Kundenzufriedenheit signifikant verbessern.
Praxisbeispiel: Wie Sie mit Bettertext einfach rechtssichere Texte erstellen
Sehen Sie hier anhand eines beispielhaften Kundenservice-Anliegens, wie einfach Sie mit Bettertext rechtssichere Nachrichten im Einklang mit den Vorgaben Ihres Unternehmens erstellen können.
Schritt 1: Formatvorlage definieren
Im Bettertext Admin-Tool legen Sie ganz einfach das Layout und die gewünschten Inhalte für Ihre Dokumentenvorlagen fest. Das Design ist hier ebenso individualisierbar wie die Vorlagenfelder, in denen gewünschte Informationen aus Ihrem CRM abgebildet werden – wie Name, Anrede, Vorgangsnummern und die Position der Textblöcke.
Schritt 2: Textblöcke für den Content-Bereich erstellen
In der Bettertext Desktop-App definieren Sie grundlegende Textbausteine für Ihre individuellen Anwendungsfälle. Den Inhalt dieser Textblöcke können Sie mit den jeweiligen Stakeholdern im Unternehmen abstimmen – zum Beispiel mit der Rechtsabteilung.
Schritt 3: Bettertext direkt im CRM-System öffnen
Bettertext lässt sich direkt in Ihre Salesforce Service Cloud integrieren – oder in jedes andere Service-CRM-System. Wählen Sie einfach das Anliegen aus, das ein Kunde oder Servicemitarbeiter erstellt hat, und klicken Sie auf "Bettertext".
Schritt 4: Kommunikationsform und gewünschte Antwort wählen
Zuerst wählen Sie die Art der Antwort, die Sie versenden möchten. In diesem Fall gehen wir von einer formellen schriftlichen Antwort per Brief aus. Bettertext unterstützt natürlich auch die Erstellung von E-Mails oder von Dokumenten-Anhängen wie PDFs.
Wählen Sie unter "Textblöcke" die gewünschte Antwortart. Für den Beispielfall nutzen wir die Antwortoption "Verjährungsfrist" für den Fall, dass die Beschwerde beispielsweise nicht mehr von der Garantie abgedeckt ist. Welche Optionen je nach Anwendungsfall zur Verfügung stehen, liegt ganz bei Ihnen und lässt sich individuell festlegen.
Sie finden hier nur die Textbausteine, die Sie im Administrationsbereich für den jeweiligen Fall freigegeben haben. In unserem Beispiel kann der Textbaustein bei Bedarf weiter bearbeitet werden. Diese Bearbeitungsoption kann auch für bestimmte Bearbeiter gesperrt werden.
Schritt 5: Dokument überprüfen
Überprüfen Sie das erstellte Dokument vor dem Versand. Gestaltungselemente wie Ihr Firmenlogo sowie Informationen, die in Ihrem CRM gespeichert sind (z. B. Name, Vorgangsnummer, Datum und Name des Servicemitarbeiters) werden automatisch hinzugefügt und können beliebig angepasst werden.
Danach einfach ausdrucken oder direkt aus dem System per E-Mail versenden – fertig. Das versendete Dokument wird dann in der Kundenhistorie gespeichert und steht anderen Bearbeitern bei Bedarf zur Verfügung.
Unbegrenzte Anzahl an rechtssicheren Text-Templates
Das System ist für alle Unternehmensgrößen und -anforderungen beliebig skalierbar und modifizierbar: Ein großer COViS-Kunde aus dem Logistikbereich nutzt für seine Kundenkommunikation über 2.500 rechtssichere Textblöcke, die Bettertext den Kundendienstmitarbeitern je nach Situation automatisch vorsortiert zur Verfügung stellt. Diese müssen dann nur noch per Klick die passenden Formulierungen auswählen. Damit sparen sie sich nicht nur das selbstständige Formulieren und Tippen einer Antwort – sie sind auch rechtlich auf der sicheren Seite.
Bettertext lässt sich mit jeder Art von Unternehmenssoftware integrieren – zum Beispiel mit CRM-, ERP- oder Labor-Informations-Management-Systemen (LIMS), um aus diesen Systemen die nötigen Daten zu beziehen, die für eine automatisierte, rechtssichere Texterstellung erforderlich sind – passend zum jeweiligen Workflow. Perspektivisch gesehen wird der Texterstellungsprozess durch KI-Unterstützung noch effizienter werden, indem ein Algorithmus die vorliegende Situation erkennt und Mitarbeitern so die Arbeit abnimmt, selbst passende Textbausteine auszuwählen. Bettertext kann nach individueller Kundenvorgabe in Kombination mit bestehenden KI-Systemen implementiert werden.
Individuell an jeden Unternehmens- und Branchenkontext anpassbar
Damit Bettertext sich optimal in den jeweiligen Kontext einfügt, lässt sich das Tool branchenübergreifend jedem Unternehmensprozess anpassen und per COViS Individualentwicklung um maßgeschneiderte Features erweitern. So kann Bettertext beispielsweise im Vertrieb durch die Verbindung mit Produktdaten und Rentabilitätsvorgaben Angebote so erstellen, dass sie genau den Unternehmensvorgaben entsprechen und Freigaben deutlich schneller erteilt werden können – zum Vorteil der Kunden und des Unternehmens.
Ein weiterer Anwendungsfall sind abmahnsichere Rechtstexte zum Beispiel für Onlineshops. Diese können im Vorfeld mit juristischer Unterstützung erarbeitet und dann in Bettertext eingepflegt werden. Das vereinfacht nicht nur die rechtssichere Kundenkommunikation, sondern auch die konsistente Bezugnahme auf gesetzlich vorgeschriebene Rechtstexte, die auf der Website enthalten sein müssen. Darunter Impressum, Datenschutzerklärung, AGBs und Widerrufsbelehrung.
Zusätzlich bietet Bettertext auch die Möglichkeit, Textbestandteile automatisiert in Design-Vorlagen zu integrieren – vergleichbar mit dem Serienbrief-Feature in Word, jedoch durch KI-gestützte Features und rechtssichere Text-Templates deutlich vielseitiger. Der dadurch entstehende Mehrwert entfaltet sich in zahlreichen Anwendungsbereichen: zum Beispiel bei der Aufbereitung von Exposés im Real-Estate-Sektor. Dabei holt Bettertext die relevanten Daten aus dem entsprechenden System und erstellt damit in kürzester Zeit automatisiert rechtssichere Dokumente mit anspruchsvollem Design.
