Jedes Unternehmen steht irgendwann vor der Frage: Welche Software passt am besten zu unseren Anforderungen? Standardsoftware – gegebenenfalls mit spezifischen Anpassungen („customized“) – oder doch eine komplett maßgeschneiderte Individualentwicklung? Wir erklären, worauf es bei der Entscheidung ankommt.
Warum die Wahl der richtigen Software entscheidend ist
In digitalisierten Märkten wird die Wahl der richtigen Software für Unternehmen immer mehr zum geschäftskritischen Erfolgsfaktor: Sie beeinflusst nicht nur die Effizienz interner Prozesse, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft. Angesichts unzähliger Anbieter und potenzieller Lösungen herrscht oft Unklarheit darüber, welche Software für den eigenen Anwendungsfall am besten geeignet ist – und ob eine Lösung „von der Stange“ ausreicht oder möglicherweise individuelle Anpassungen oder gar eine komplette Eigenentwicklung erforderlich sind.
Die Entscheidung für eine dieser Varianten sollte nicht leichtfertig getroffen werden. Eine falsche Wahl kann zu ineffizienten Abläufen, fehlender Flexibilität oder verpassten Innovationschancen führen. Daher ist es entscheidend, die betrieblichen Rahmenbedingungen und Bedürfnisse genau zu analysieren:
Wie flexibel muss die Software sein?
Welche Prozesse sollen abgebildet werden?
Welchen geschäftlichen Nutzen soll die Software langfristig bringen?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, kann eine fundierte Entscheidung getroffen werden, die langfristig zum Unternehmenserfolg beiträgt.
Die drei Software-Kategorien im Überblick
Die Wahl der richtigen Software hängt stark von den individuellen Gegebenheiten und Zielen eines Unternehmens ab. Während Standardlösungen schnell einsatzbereit sind, ermöglichen „customized“ Lösungen bis zu einem gewissen Grad die Anpassung an unternehmensspezifische Anforderungen.
Maßgeschneiderte Software hingegen ist ideal, um individuelle Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen und Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Sie erlaubt maximale Kontrolle über die Funktionen und deren Weiterentwicklung – erfordert allerdings ein intensiveres Zusammenspiel bei der Konzeption und Ausgestaltung der Lösung. Ein genauer Blick auf die drei Kategorien hilft, die passende Entscheidung zu treffen.
Was ist Standardsoftware? Vorteile und Grenzen
Standardsoftware ist eine vorgefertigte Lösung, die für eine breite Nutzergruppe entwickelt wurde. Sie ist schnell einsatzbereit und deckt allgemeine Geschäftsprozesse ab. Grundsätzlich gilt: Standardsoftware eignet sich für Standardprozesse, die sich in den meisten Unternehmen nicht wesentlich voneinander unterscheiden. Dazu zählt zum Beispiel der Einsatz von CRM-Systemen wie Salesforce oder HubSpot oder Produktivitätssoftware wie Microsoft 365.
Vorteile:
Schnelle Implementierung
Planbare Anschaffungskosten
Erprobte und bewährte Funktionalität
Herausforderungen:
Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten
Eventuell ungenaue Abbildung spezifischer Geschäftsprozesse
Mögliche Abhängigkeit vom Hersteller bei Updates und Support
Customized Software – Der Mittelweg zwischen Standard und Maßanfertigung
In anderen Fällen sind für den optimalen Ablauf bestimmter Prozesse individuelle Anpassungen oder Erweiterungen einer Standardsoftware erforderlich. Daraus resultiert dann eine Software, die als „customized“ bezeichnet wird – also angepasst an die individuellen Bedürfnisse eines Kunden.
Dabei wird eine Standardsoftware gezielt modifiziert, um unternehmensspezifischen Kriterien gerecht zu werden. Dies kann durch Konfiguration, Erweiterungen oder Schnittstellen geschehen. Ein Beispiel wäre ein Salesforce CRM, angepasst an unternehmensinterne Prozesse oder durch angebundene Tools wie Bettertext, um Zeit bei der Kundenkommunikation und Dokumentenerstellung zu sparen.
Vorteile:
Anpassung an spezifische Unternehmensprozesse möglich
Nicht benötigte Funktionen der Basissoftware können entfernt/verborgen und so die Passgenauigkeit für die Nutzer verbessert werden
In der Regel schneller umsetzbar als eine vollständig maßgeschneiderte Lösung
Herausforderungen:
Höhere Komplexität der verwendeten Software
Mögliche Abhängigkeit von Entwicklern oder Dienstleistern
Kosten für Anpassungen können sich summieren
Maßgeschneiderte Software – wann sich eine individuelle Lösung lohnt
Für geschäftskritische und wettbewerbsentscheidende Prozesse, die sich nicht durch Standard- oder customized Software abbilden lassen, kann sich der Aufwand lohnen, eine eigene Softwarelösung zu entwickeln. Selbst in solchen Fällen können jedoch häufig Standardkomponenten integriert oder als Basis genutzt werden, um Entwicklungszeit und Kosten zu optimieren.
Vorteile:
Perfekte Anpassung an individuelle Unternehmensprozesse
Keine überflüssigen Funktionen
Maximale Kontrolle über Entwicklung und Weiterentwicklung
Herausforderungen:
Erfordert bewusste Ressourcenplanung
Benötigt mehr Zeit für Planung und Umsetzung
Solide Dokumentation ist erforderlich, damit Know-how nicht nur bei wenigen Schlüsselpersonen liegt
Besonders in wettbewerbsintensiven Märkten oder komplexen Geschäftsmodellen kann sie durch die optimale Unterstützung geschäftskritischer Prozesse den entscheidenden Vorteil bringen.
Entscheidungshilfe für die Softwarewahl – so finden Unternehmen die richtige Lösung
1. Die eigenen Anforderungen klar definieren
Bevor nach einer Software gesucht wird, sollten Unternehmen eine Bestandsaufnahme ihrer Prozesse machen. Welche Abläufe müssen abgebildet werden? Gibt es spezielle Bedarfe, die nicht jede Software erfüllen kann? Ein detaillierter Anforderungskatalog hilft, die Auswahl gezielt einzugrenzen und ungeeignete Optionen auszuschließen.
2. Skalierbarkeit und Flexibilität berücksichtigen
Eine Software sollte nicht nur für die aktuellen Bedürfnisse geeignet sein, sondern auch mit dem Unternehmen wachsen können. Gerade schnell wachsende Unternehmen oder solche, die sich in einem dynamischen Markt bewegen, profitieren von Lösungen, die sich flexibel erweitern lassen – sei es durch Module, Schnittstellen oder Anpassungsmöglichkeiten.
3. Total Cost of Ownership (TCO) bewerten
Die Anschaffungskosten allein sagen wenig über die Wirtschaftlichkeit einer Software aus. Wartung, Updates, Schulungen und mögliche Anpassungen verursachen oft zusätzliche Ausgaben. Eine realistische Kostenbetrachtung über die gesamte Nutzungsdauer hinweg gibt Klarheit darüber, welche Lösung langfristig wirtschaftlich ist.
4. Integration in die bestehende IT-Landschaft prüfen
Selbst die beste Software bringt wenig, wenn sie nicht mit vorhandenen Systemen kompatibel ist. Unternehmen sollten deshalb sichergehen, dass sich die neue Lösung nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur einfügt. Offene Schnittstellen, standardisierte Datenformate und Integrationsmöglichkeiten sind hier essenzielle Kriterien.
5. Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz sicherstellen
Eine Software ist nur dann ein Erfolg, wenn sie von den Mitarbeitenden tatsächlich genutzt wird. Komplexe oder schwer verständliche Systeme können den Arbeitsalltag eher behindern als erleichtern. Usability-Tests, Pilotprojekte oder die Einbindung der Mitarbeitenden in die Auswahlphase können helfen, eine Lösung zu finden, die auch in der Praxis überzeugt.
6. Support und Weiterentwicklung bewerten
Technologie entwickelt sich stetig weiter – und damit auch die Anforderungen an eine Software. Unternehmen sollten darauf achten, dass der Anbieter regelmäßige Updates liefert, Sicherheitsstandards einhält und einen verlässlichen Support bietet. Insbesondere bei spezialisierten (customized) oder maßgeschneiderten Lösungen ist es wichtig zu klären, wer langfristig für Wartung und Weiterentwicklung verantwortlich ist.
Fazit – Die beste Softwarelösung für effiziente Unternehmensprozesse
Die Wahl der richtigen Software erfordert eine strategische Herangehensweise. Wer seine betrieblichen Bedürfnisse genau kennt, auf Skalierbarkeit und Integration achtet und die langfristige Tragfähigkeit einer Lösung bewertet, minimiert das Risiko einer Fehlentscheidung. Wer sich diese Zeit nimmt, profitiert von einer Lösung, die nicht nur heute passt, sondern auch mit zukünftigen Anforderungen Schritt hält.
Unsere Erfahrung zeigt: Standardsoftware fügt sich selten perfekt in bestehende Strukturen und Prozesse ein. Je nach Unternehmen und Anwendungsbereich kann daher eine customized Software oder gar eine Individualentwicklung der beste Weg sein, um die nötige Funktionalität zu gewährleisten. Für viele unserer Kunden kombinieren wir die Vorteile bewährter Software mit individuellen Anpassungen. Wo das nicht reicht – und geeignete Rahmenbedingungen vorhanden sind – helfen wir bei der Konzeption und Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen, um die Geschäftsziele unserer Kunden optimal zu unterstützen.
