Nur wer sich auch nach der Implementierung um die fortlaufende Pflege seines Salesforce-Systems kümmert, holt das Beste aus der Investition heraus. Anhand fünf praxisnaher Tipps zeigen wir, wie Unternehmen Salesforce nachhaltig in ihre Geschäftsprozesse integrieren – und damit langfristig das volle Potenzial des Systems ausschöpfen.
Unternehmen entscheiden sich für Salesforce, um Kundenbeziehungen zu verbessern und zahlreiche interne Prozesse zu optimieren. Das funktioniert allerdings nur, wenn auch nach der Implementierung laufend darauf geachtet wird, die richtigen Voraussetzungen für den effizienten Einsatz von Salesforce zu schaffen. Denn das CRM-System wächst und verändert sich in vielerlei Hinsicht zusammen mit dem Unternehmen und dessen Umfeld.
Die folgenden fünf Tipps zur fortlaufenden Nutzung von Salesforce helfen Unternehmen dabei, auch nach der Implementierung immer das Beste aus ihrem Salesforce CRM zu holen.
1. Regelmäßige Salesforce Schulungen und Benutzerunterstützung
Salesforce bietet seinen Anwendern durch Innovationen wie beispielsweise Agentforce laufend neue Möglichkeiten. Ein eigenständiges Interesse an regelmäßigen Fortbildungen ist daher unabdingbar, um neue Funktionen und Best Practices kennenzulernen und optimal zu nutzen. Schulungen und kontinuierliche Betreuung befähigen Mitarbeiter, das System optimal zu nutzen und fördern zugleich die Akzeptanz der Nutzer. Das ist entscheidend, da das CRM-System nach der Implementierung kontinuierlich an die aktuellen Unternehmensanforderungen angepasst werden sollte. Es kann nur dann sein volles Potenzial entfalten, wenn es konsequent von allen betreffenden Mitarbeitern genutzt wird – und diese die nötige Unterstützung erhalten, um sicher und effizient damit zu arbeiten.
Internes Salesforce Support-System für Anwender bereitstellen
Unternehmen sollten eine Infrastruktur zur Wissensvermittlung und Unterstützung für Salesforce schaffen, die beispielsweise ein internes Helpdesk-Team oder ein „Power User“-Netzwerk umfasst. Nutzer haben dadurch die Möglichkeit, Fragen im Zusammenhang mit Salesforce im eigenen Kreis schnell zu klären und Erfahrungen auszutauschen. Sollte darüber hinaus zusätzliche Unterstützung erforderlich sein, steht selbstverständlich auch der offizielle Salesforce Support zur Verfügung, um bei komplexeren Anliegen zu helfen.
Salesforce Schulungsmaterial sinnvoll ergänzen
Salesforce stellt eine Vielzahl von grundlegenden, allgemeinen Schulungen kostenlos online zur Verfügung. Da das Material jedoch oft keine betriebsspezifischen Anwendungskonfigurationen berücksichtigt, ist es sinnvoll, eigene Dokumentationen zu erstellen, die sich konkret auf die Salesforce-Anwendung im eigenen Unternehmen beziehen. Diese sollten für Mitarbeiter jederzeit direkt und unkompliziert zugänglich sein.
2. Datenqualität sichern und überwachen
Eine der größten Herausforderungen beim erfolgreichen Einsatz von CRM-Systemen wie Salesforce ist es, fortlaufend die nötige Datenqualität sicherzustellen. Das Sichern und Überwachen der Datenqualität bleibt auch nach der Implementierung von Salesforce essenziell, da die Qualität der Daten direkt die Effizienz und Genauigkeit der über Salesforce gesteuerten Geschäftsprozesse beeinflusst.
Doppelte Datenpflege in Salesforce vermeiden
Die Wahrscheinlichkeit ist außerdem sehr hoch, dass sich über die jahrelange Nutzung von Salesforce die umliegenden Systeme verändern. Oder dass bei der initialen Implementierung zunächst nur die Systeme integriert wurden, die für das Handling der wichtigsten Geschäftsprozesse nötig waren. Es müssen nicht alle Daten in Salesforce editierbar sein, es darf jedoch in keinem Fall zu doppelter Datenpflege kommen.
Deshalb ist es wichtig, sich des Konzepts der „Single Source of Truth“ bewusst zu sein. Es sorgt dafür, dass alle Unternehmensbereiche auf eine verlässliche Datenbasis zugreifen können. Bestehende Daten sollten bei Bedarf optimiert und die Qualität künftig benötigter Daten durch die richtige Integration sichergestellt werden.
Zentrale Datenstrategie implementieren
Unvollständige, fehlerhafte oder doppelte Datensätze können Vertriebsstrategien behindern, fehlerhafte Berichte erzeugen und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Um solche Datenfehler zu minimieren, sollten Unternehmen regelmäßige Datenbereinigungen, klare Prozesse für die Dateneingabe und eine Support-Infrastruktur etablieren, die sicherstellt, dass Mitarbeiter bei der Nutzung des Systems die notwendige Unterstützung erhalten, um es effizient und optimal in ihre Arbeitsabläufe zu integrieren.
Automatisierte Tools zur Datenvalidierung und Überwachung helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen. Zusätzlich ist es wichtig, eine zentrale Datenstrategie zu definieren, die Datenintegrität, Zugriffsrechte und Datenschutzvorgaben sicherstellt, um den erfolgreichen Einsatz von Salesforce langfristig zu gewährleisten.
3. Fortlaufende Systemoptimierung und Anpassung
Die kontinuierliche Anpassung des Systems an veränderte Geschäftsanforderungen ist ein zentraler Faktor, wenn es um langfristigen Erfolg mit Salesforce geht. Was heute optimal funktioniert, entspricht in einem Jahr möglicherweise nicht mehr den Anforderungen. Eine regelmäßige Nutzenbilanzierung hilft zu prüfen, ob das System weiterhin die gesetzten Ziele erreicht oder ob diese angepasst werden müssen. Auf Basis dieser Erkenntnisse können notwendige Updates vorgenommen werden, um die Plattform kontinuierlich an neue Anforderungen anzupassen und dauerhaft effizient und zielgerichtet einzusetzen.
Verantwortlichkeit für Salesforce-Optimierung klar definieren
Damit das funktioniert, müssen im Unternehmen Verantwortliche benannt werden, die eine regelmäßige Nutzenbilanzierung vornehmen und technische Aspekte, wie Plattformarchitektur, Benutzerrollen und -rechte sowie eingesetzte Automatisierungen und Berichte überprüfen. Ein funktionsübergreifendes Team kann dabei unterstützen, die Salesforce-Konfiguration systematisch zu überwachen, zu bewerten und an neue Geschäftsprozesse anzupassen.
Salesforce Optimierung als kontinuierlichen Prozess sehen
Salesforce sollte sich dynamisch mit dem Unternehmen entwickeln. Regelmäßige Optimierungsüberprüfungen tragen dazu bei, Effizienz und Effektivität zu steigern, indem nötige Änderungen frühzeitig identifiziert und umgesetzt werden. Dieser kontinuierliche Prozess sorgt dafür, dass Salesforce eine maßgeschneiderte Lösung bleibt, die die spezifischen Arbeitsabläufe und Anforderungen des Unternehmens bestmöglich unterstützt.
4. Fortlaufende Salesforce Integration mit Umsystemen sicherstellen
Salesforce ist nur dann wirklich effektiv, wenn es konsequent mit anderen Unternehmenssystemen – zum Beispiel ERP-, Marketing- und Vertriebstools – integriert ist. Eine nahtlose Integration sorgt für reibungslosen Informationsfluss, vermeidet doppelte Dateneingaben und ist letztendlich eine unverzichtbare Voraussetzung für erfolgreiches CRM.
Veränderungen in der Systemlandschaft berücksichtigen
Im Normalfall werden vorhandene Umsysteme bereits im Rahmen der Implementierung mit Salesforce integriert. Dieser Schritt ist zwingend erforderlich, damit das CRM-System auf die benötigten Unternehmens- und Geschäftsdaten zugreifen kann. Da sich Systemlandschaften jedoch im Laufe der Zeit verändern, müssen Unternehmen stetig dafür sorgen, dass neue Systeme an Salesforce angebunden werden.
Salesforce Integrationen nach der Implementierung prüfen
Nur durch regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Integrationen lässt sich sicherstellen, dass alle relevanten Systeme miteinander harmonieren und aktuellen Anforderungen gerecht werden. Nachlässigkeit bei der fortlaufenden Integration neuer Umsysteme kann den Nutzen von Salesforce stark einschränken.
5. Erfolgsmessung und Berichterstattung
Eine erfolgreiche Post-Implementierungsphase baut auf der klaren Definition von Key Performance Indicators (KPIs) auf, die bereits bei der Implementierung definiert wurden. Die Metriken sollten eng an den Unternehmenszielen ausgerichtet sein, um die Auswirkungen von Salesforce messbar zu machen. Nach der Implementierung ist es entscheidend, die KPIs regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf an veränderte Unternehmensziele anzupassen. So lässt sich beispielsweise ermitteln, in welchem Ausmaß sich die Conversion Rate, Kundenreaktionszeiten oder der Umsatz im Zusammenhang mit Salesforce entwickeln – und ob die gewünschten Ergebnisse erreicht werden oder möglicherweise Optimierungen erforderlich sind.
Salesforce-Effektivität anhand von Kennzahlen bewerten
Die kontinuierliche Betrachtung von KPIs hilft dabei, den Erfolg von Salesforce zu quantifizieren. Wichtige Kennzahlen zu Vertriebserfolg, Betriebskosten oder Kundenzufriedenheit liefern greifbare Belege für die Leistung der Plattform.
Salesforce-Berichte und Dashboards sind zentrale Werkzeuge zur Überwachung der wichtigsten Leistungskennzahlen. Benutzerdefinierte Dashboards für verschiedene Teams helfen, den Fokus auf spezifische Ziele und Aufgaben zu lenken, ohne eine Überfrachtung mit Informationen zu riskieren. Workshops mit relevanten Stakeholdern tragen dazu bei, klare und messbare KPIs zu entwickeln, die eine kontinuierliche Evaluation des Salesforce-Einsatzes im Unternehmen ermöglichen.
Fazit: Salesforce kann und sollte kontinuierlich optimiert werden!
Salesforce kann sein volles Potenzial nur dann entfalten, wenn es auch nach der Implementierung kontinuierlich gepflegt, optimiert und in veränderte Geschäftsprozesse eingebettet wird. Die Nutzung von Schulungen, Datenqualität, laufende Anpassung, Erfolgsmessung und Integration zählen zu den wichtigsten Faktoren für nachhaltigen Salesforce-Erfolg.
Unternehmen, die Salesforce strategisch weiterentwickeln, profitieren langfristig von einer Lösung, die sich flexibel anpasst und die spezifischen Ziele des Unternehmens optimal unterstützt. Mit den dargestellten Maßnahmen wird Salesforce für Unternehmen mehr als nur ein CRM-System: Es wird zur treibenden Kraft für nachhaltiges Wachstum.
